Salesforceのチャター（Chatter）の使用・活用方法とは

はじめに

セラクCCCのSalesforce推進部のOです。今回は、Salesforceのツールの1つである『チャター（Chatter）』について、基本的な使い方や、質問・アンケート機能、ユーザ以外を対象にしたフォロー機能を解説します。
また、チャターとSalesforceのレポート機能を組み合わせて投稿内容を集計する方法をご紹介します。
チャターの概要が知りたい、便利な活用方法が知りたいとお考えの方には必見です。

※ほかにもレポートについて詳しく知りたい方は、こちらの資料「レポートを攻略する10の技」をご活用ください。

Salesforceのチャター（Chatter）とは？

＜チャターの全体画面＞

チャターは、Salesforce内に実装されている企業向けSNS・ビジネスチャットツールです。
社員間のコミュニケーションに使われるほか、Salesforce内のレコードやファイルの更新を把握するなどといった使い方ができます。

Salesforceのチャター（Chatter）の使用・投稿方法とは？

＜投稿タブ画面＞

ここからは、チャターの基本的な使い方について解説いたします。
チャターには、[投稿]と[アンケート]、[質問]の3つのタブがあります。
そのうち、チャットツールとして使用するのが[投稿]タブです。
[投稿]タブの画面は、入力エリアの「Chatterパブリッシャー」と、「フィード」と呼ばれる表示エリアで構成されています。

チャター（Chatter）のフィードの種類

フィードとは、投稿や更新情報を時系列順に配信し続ける機能のことです。[投稿]タブには、投稿の公開範囲が異なるフィードが複数用意されており、それぞれに適した使い方があります。ここでは、各フィードの違いと使い分けについてご説明します。

• • ・自分がフォローするもの
    自分がフォローしているユーザやグループ、Salesforce内のファイルに対してメッセージの投稿や更新があった時、このフィードに表示されます。同じプロジェクトに携わる社員でグループを作って業務連絡を行ったり、非公開グループの中で限られたユーザにだけ情報を共有したりできます。
    また、システム管理者が「フィード追跡」の設定を有効化している場合、Salesforce内のレコードをフォローすることによって、更新内容をフィードに表示できるようになります。

• • ・自分宛て
    他のユーザが自分宛にメンションをつけて投稿した内容が、このフィードに表示されます。
    投稿と同時に通知が届くため、重要な相談があり確実に相手に気づいてほしい時などに便利です。

• • ・ブックマーク済み
    自分がブックマークを設定した投稿だけ表示されるフィードです。
    後で見返したい投稿や重要な更新情報にブックマークをつけておくことでフィード上から流れてしまうのを防げます。

• • ・会社の注目
    企業全体の投稿の中で、参照回数や「いいね」の数が多い投稿が表示されます。自分が所属している部署やグループ内だけでなく、企業全体で注目されている情報や話題を共有することができます。

• ・私のドラフト
  チャターでは、ドラフトを「下書き」という意味で使用しています。下書き状態の投稿はこのフィードへ自動的に保存されます。

チャター（Chatter）への投稿方法

それでは、[投稿]タブの具体的な操作方法についてご説明していきます。
まずは、基本となるメッセージの投稿方法です。

＜メッセージの投稿＞

[投稿]タブ上部のChatterパブリッシャーにメッセージを入力します。メッセージは太字や斜体、下線などで装飾したり、リスト形式にしたりすることが可能です。文字以外にも、画像やファイルを添付できます。
入力し終えたら、[共有]ボタンをクリックします。これでフィードにメッセージが投稿されます。

特定の相手にメンションを送る方法とは

特定のユーザやグループ宛てに、必ず見てほしいメッセージを送る場合は、「メンション」という機能を使います。

＜メンションの使い方＞

メンションを使うには、先頭に「＠」をつけ、後ろにユーザ名やグループ名を入力します。個人宛てにメンションを送った場合は、相手の[自分宛て]フィード、[自分がフォローするもの]に投稿が表示されます。グループ宛てにメンションを送った場合は、グループのフィードとグループメンバーそれぞれの [自分がフォローするもの] フィードに表示されます。投稿と同時に相手に通知が届く仕組みになっており、すぐに反応がほしい時や、メッセージを見逃してほしくない時に有効な方法です。

Salesforceのチャター（Chatter）で
質問・アンケートを投稿する方法とは？

ここまでチャットツールとしての使い方をご紹介しましたが、チャターには他にもユーザ同士の円滑なコミュニケーションに活用できる便利な機能があります。ここからは、質問機能、アンケート機能の使用方法について解説します。

質問機能

質問機能では、他のユーザに対して質問を投げかけることができます。
質問機能には、寄せられた回答の中から質問者が最も良いと思った回答を強調表示できたり、未回答の質問をピックアップしたりする機能があります。社員間で質問をしあってノウハウの共有にご活用ください。

＜[質問]タブ画面＞

[質問]タブをクリックして画面を切り替え、Chatterパブリッシャーに質問内容と詳細を記入してください。
[質問する]ボタンをクリックすると、質問の投稿は完了です。

＜特定のグループに向けて質問をする場合＞

[質問]タブに投稿した内容は全ユーザに公開されます。特定のグループに向けて質問する場合は、グループのフィードを表示して、[質問]タブをクリックしてください。あとは[質問]タブからの投稿と同様です。

アンケート機能

アンケート機能の活用によって、手軽に意見を収集できます。例えば、会議の日時決めなど、ある程度候補が決まっている中から選んでほしい場合に使うのが効果的です。

＜[アンケート]タブ画面＞

チャターの投稿画面から[アンケート]タブをクリックし、アンケート内容を記入しましょう。選択肢は最大10個まで追加することができます。入力が終わったら[共有]ボタンをクリックし、アンケートの投稿が完了となります。

Salesforceのチャター（Chatter）のフォロー機能とは？

チャターにはフォロー機能があり、ユーザだけでなく、グループやレコード、ファイルをフォローの対象にできます。ここでは、ユーザ以外を対象としたフォローについて、どんな情報が得られるのかご説明します。

グループのフォロー

グループをフォローすることで、メンバー登録されているユーザの投稿だけが表示されるフィードを作れます。ただし、自分からフォロー出来るグループは[公開]のグループのみとなっており、[非公開グループ]をフォローする場合は、グループの所有者またはマネージャーに申請が必要です。申請が受理されて初めて閲覧とフォローが可能になります。

レコードのフォロー

レコードをフォローすることで、レコードに変更があった場合に即座にチャターが更新され、常に最新の情報を把握することが可能です。レコードのフォローは、各レコードページから行ってください。

ファイルのフォロー

レコードのフォローと同じように、ファイルの更新が行われると同時に変更内容がフィードに表示されます。

Salesforceのチャター（Chatter）でやり取りをした
投稿内容をレポートで集計する方法とは？

※こちらはSalesforceのシステム管理者権限を持っている方だけが使える機能です

レポート機能を使ってチャター内で公開されている投稿内容を集計することが可能です。この集計レポートは、投稿の内容の反映や投稿数、「いいね」の数の管理に活用できます。
ここでは、チャターの集計レポートの作成方法をご説明します。

カスタムレポートタイプの作成

チャターの投稿を集計するためには、まず、カスタムレポートタイプを作成する必要があります。

＜新規カスタムレポートタイプの作成＞

新規カスタムレポートタイプを作成したら[次へ]を選択、[保存]をクリックします。

レポートの新規作成・集計項目の設定

次に、作成したカスタムレポートタイプを使って、集計レポートを作成します。

＜レポートを新規作成＞

チャターから収集したいデータの項目を設定していきます。
[レポート]のタブをクリックし、[新規レポート作成]をクリックします。

＜集計項目を設定＞

[その他のレポート]の中にある[Chatter活動レポート]をクリックして、
レポートに集計したいデータの種類を選びましょう。今回は[コメント数]、[投稿数]、[親:氏名]を設定します。
そして、[親:氏名]でグループ化を選択、[レポートの実行]を行います。
これでレポートを集計するための設定ができました。

＜チャターの集計レポート＞

集計レポートでは、設定した項目に沿って収集されたデータが一覧できます。

※ほかにもレポートについて詳しく知りたい方は、こちらの資料「レポートを攻略する10の技」をご活用ください。

まとめ

今回は、チャターについての基礎的な知識や、レポートにチャターの投稿を集計する方法をご紹介しました。チャターの使い方を理解すれば、企業内での情報共有やレコード・ファイルなどの更新状況の迅速な確認ができます。また、アンケートや質問機能を活用することで円滑な合意形成やノウハウの共有が可能になります。ぜひ、チャターをお客様の日々の業務にお役立てください。
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