Salesforce数式　フロービルダー編 毎月1日に起動する自動化モジュールの作成方法

はじめに

セラクCCCのSalesforce推進部のAです。フロービルダーで数式を使うことで、参照できる値を増やして自動化ルールのバリエーションを増やせます。本記事では、「毎月1日に未完了の商談レコードを対象に起動する」自動化モジュールの作成方法をご紹介します。

数式の使用例について学ぶ前に数式や関数の基礎について復習しておきたいという方は、こちらの記事「Salesforceの数式と関数の基礎！数式項目の作成方法も解説」もご一読ください。

また、数式に関するよくある活用例を解説した資料「システム管理者必見！数式項目の留意点　よくある数式の活用例」も併せてご活用ください。

フロービルダーにおける数式とは？

フロービルダー（Flow Builder）はローコードで使えるSalesforceの自動化機能です。［数式］はリソースと呼ばれるフロー構成要素の1つです。
フローに数式が組み込まれると、作成された自動化手順に従って作業時に［数式］で自動計算された値が参照されます。

フロービルダーで数式を使う手順

フロービルダーで数式を使う場合には、事前に作成しておいた［リソース］を使用するか［新規リソース］を作成する必要があります。

＜新規リソースから種別を選ぶ＞

［新規リソース］はフロービルダーを起動して、［ツールボックス］から［マネージャ］タブを選択。［新規リソース］をクリックすることで作成開始できます。
［リソース種別］から［数式］を選択して作成することで、数式をフローのリソースとして使用可能です。

実践毎月1日に起動する自動化モジュールを作る

本記事でご紹介するのは「毎月1日で自動化ルールを起動する」モジュールです。
「1日」の部分を変更することで「毎月決まった日に起動する」自動化モジュールを作成できます。レコード更新やメールアラートなどのアクションと接続すれば、毎月行う業務の自動化ルールを簡単に作成可能です。

1.目的を整理して数式で実現する部分を把握する

目的をフローに変換する前に情報を整理するとスムーズに作業を進めやすくなります。
今回の目的について、項目や条件を具体的に明文化した形で整理してみましょう。「フロー全体」から「数式で表現する部分」へ段階的に考えると整理しやすいでしょう。

・毎月1日に自動化ルールを起動する

「スケジュールトリガフロー」で時間と頻度を指定して自動化ルールを起動する。「毎月1日」のように頻度を指定できないため、毎日起動して「今日」が1日かどうか確認してから次の手順に進むように設定する

・今日

［数式］リソースを使い、起動時に当日の情報から日付だけを取得する

2.実際に数式化する

実際に「起動時に当日の情報から日付だけを取得」を数式化すると以下のようになります。
この数式をリソースとして作成しておきます。

数式：DAY(TODAY())

3.フローに数式を組み込む

それでは、フローを作成して［数式］リソースを組み込みましょう。
［新規フロー］作成からトリガ種別［スケジュールトリガフロー］を選択。［自由形式］で作成を開始します。
開始スケジュールは［+スケジュールを設定］から以下のように設定して［完了］です。

開始日：フローを開始する日付
開始時刻：フローを実行する時間
頻度：毎日

＜フロー要素［決定］にリソースを組み込む＞

［演算子］はそのまま「次の文字列と一致する」にして、［値］に「1」を入力します。
※この［値］を変更することで、毎月N日に実行される自動化を作れます。

＜スケジュールトリガフローで毎日起動して、指定した日付だけ次のステップに進む自動化モジュール＞

［決定］要素をコネクタで接続して、毎月決まった日付に起動する自動化モジュールの完成です。

フロービルダーで数式を活用するコツ

フロービルダーと数式両方に習熟する必要があるため、自動化ルールの作成コストは軽くありません。そこで、自動化ルールを0から作成せずモジュール化して使いまわすことで効率的に活用できます。
本記事でご紹介した自動化モジュールにアクションを組み合わせることで、「進行中の商談レコードの所有者にメールアラートを自動送信したい」「経費請求に関するリマインドメールを自動送信したい」など毎月同じタイミングで行う業務を自動化できます。

まとめ

本記事ではSalesforceのフロービルダーでの数式活用例をご紹介しました。フロービルダーは開発者向け機能のため、数式を活用する他の機能と比べてハードルが高いと感じる方も多いのではないでしょうか。
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