Salesforceのメールテンプレートの作成方法と使用するメリットを紹介

はじめに
セラクCCCのSalesforce推進部のＮです。Salesforceは顧客情報や商談、リード情報などを一元管理できる便利なCRMツールですが、ここで管理している情報を活用したメールのテンプレートも作成できます。本記事では作成できるメールテンプレートの形式からそれぞれの作成方法、メリットなどを解説します。

Salesforceのメールテンプレートとは？

Salesforceのメールテンプレートは、ビジネスコミュニケーションを効率化するための便利なツールです。同じような文面をメール送信する機会の多い営業や、顧客からの問い合わせ対応を含めたカスタマーサポートなど、さまざまなシーンで活用できます。これにより、担当者の業務工数を削減しながらも、一貫性のある質の高いコミュニケーションを継続できます。

Salesforceのメールテンプレートはカスタマイズの柔軟性が高く、事業者ごとの広いニーズに対応が可能です。テンプレートのカスタマイズや組みあわせを駆使する、自動化を活用するなどの方法で、自社にとって効果的な戦略を展開できます。

Salesforce「メールテンプレート」の特徴

Salesforceのメールテンプレートは、メールの雛がた（テンプレート）を作成する機能です。これを利用することで、内容に一貫性のあるメールを手間なく作成できます。雛がたはテキストベースやHTML、または両方を用いて作成することも可能で、幅広いニーズやコミュニケーションのスタイルにあわせて柔軟に活用できます。このように、ビジネスコミュニケーションを円滑にし、顧客との関係強化を図るための重要なツールとして、幅広く活用されています。

メールテンプレートのClassicとLightningの違い

Salesforceのメールテンプレートには、ClassicとLightningの2種類があります。2つのメールテンプレートで異なる点は、差し込み言語の書式です。ClassicはSML（Salesforce Merge Language）を、LightningはHML（Handlebars Merge Language）を使用しています。Lightningの方が後から実装された形式であり、Classicで作成したテンプレートをLightningで活用することも可能ですが、その逆は行えません。

Classicでは差し込み項目は関数を使って設定することもできるため、より高度なカスタマイズが可能です。一方、Lightningは視覚的に選択できる差し込み項目ピッカーを用いて設定するため、使いやすさが向上しています。

Salesforce「メールテンプレート」の作成方法

次に、実際のテンプレート作成方法を紹介します。最初からシステムに実装されているデフォルトのテンプレートもありますが、カスタマイズ性が低いため、自由度の高いオリジナルテンプレートの作成がオススメです。

また、Salesforceでメールテンプレートを作成するためには、システムの管理者権限が必要です。事前にユーザ権限を確認のうえ作業に臨んでください。

1. テンプレート作成画面へと移動

まずは、Salesforceにログインし、[設定]から[ホーム]へ入り、「メールテンプレート」を選択します。そして、[Classicメールテンプレート]ページから[新規テンプレート]を選択すると、テンプレートの種類を選択するページに移行します。

Salesforceのメールテンプレートはテキスト形式、HTML形式、Visualforceの3種類があります。テキスト形式は文字通りテキストのみの最もシンプルなテンプレートで、そのシンプルさ故に画像やHTMLコードを差し込めません。

HTML形式はClassicレターヘッドを利用する通常のHTML形式と、利用しないカスタム形式を選択できます。Classicレターヘッドを使用するとヘッダー部分にあたるメールの画面上部のデザインを自由に変更できるので、自社や商品などのロゴを入れたい場合にオススメです。

Visualforceは、最もカスタマイズの自由度が高いテンプレートです。最終的にはHTML形式へ変換されますが、専用のタグの使用や、セールスフォース社が開発したプログラミング言語Apexの機能へのアクセスなど、より複雑な方法でテンプレートを作成できます。

2. テンプレートの種類を選択

前述した「テキスト」「HTML」「カスタムHTML」「Visualforce」の中から、用途にあわせて使用したいテンプレートの種類を選択します。差し込み項目のあるテンプレートを選択すれば、システム上で管理している顧客、商談、リード情報などを含むメールを作成することも容易になりますので、営業メールやマーケティングの用途に適しています。

3. テンプレート内容を入力

作成するテンプレートの種類を選択したら、次に内容の設定へ移ります。保存場所から、データの箱となるテンプレート名の決定、件名や本文までをここで設定する必要があります。以下が設定の7ステップです。

• 1．テンプレートを保存するフォルダを指定し、「有効」にチェック
• 2．メールテンプレート名を指定
• 3．テンプレートに一意の名前を指定
• 4．文字コードを指定
• 5．テンプレートの説明を入力（ブランクでも可）
• 6．送信するメールの件名を入力
• 7．メール内容を自由記述か差し込み項目で設定（テキスト形式は直接の文字入力のみ）

4. 差し込み項目の指定

Salesforceのメールテンプレートでは、差し込み項目を指定できます。Salesforce内で管理する顧客情報などはオブジェクトと呼ばれるデータベースに保管されますが、必要なオブジェクト情報を差し込み項目として設定しておくことで、メールの送信時に送信先ごとの情報が表示されます。

差し込み項目の設定では、まず差し込みたい情報のオブジェクトを選択します。その中でさらに任意の項目を選択すると、テンプレートに設定する差し込み項目値が自動で生成されます。生成された値をコピーし、メール内容にペーストしたら完了です。

5. 設定を保存する

前述の設定が終了すれば、メールテンプレートの作成は完了です。保存ボタンをクリックすれば、システムで有効となり、これ以降のメールは、作成したテンプレートに則した内容と形式で生成されます。

【追加設定】アラートを設定する

メールテンプレートの基本的な設定に加え、Salesforceでは追加でアラートを付けることも可能です。アラート機能を使うと、設定した特定のイベントや条件の発動時に、指定したユーザへメールが自動送信されます。

また、アラートはメールテンプレートに紐づけて設定されるため、必ず先にテンプレートを作成しておく必要があります。作成したアラートはエンタイトルメントプロセス、Apexトリガ、Salesforceフローなどといった、システムに備わっている自動化ツールとあわせて運用できます。

実際のアラート設定方法は以下の通りです。

• 1．[設定]から[ホーム]、「メールアラート」を選択
• 2．新規メールアラートを選択
• 3．メールアラート名、API名を入力
• 4．メールアラートを使用するオブジェクトとメールテンプレートを選択
• 5．受信者種別を選択
• この時、[追加のメール]を選択すると最大5つまで送付先のアドレスを追加設定できます。
• 6．差出人メールアドレスを設定
• 7．上記の設定を保存して完了

Salesforceのメールテンプレートを使うメリット

Salesforce のメールテンプレートは、業務の効率化と生産性向上を目的としています。利用することで得られるメリットは主に以下の通りです。

業務工数を削減できる
テンプレートを利用すると、ゼロから文章を作成する必要がなくなり、メール作成にかかる時間と労力を大幅に短縮できます。また、用途にあわせていくつかのテンプレートを設定しておけば、それぞれをいつでも呼び出して使用できるため、将来的な工数の削減にもつながります。

情報の正確性が保持される
メールに入れたい重要な要素（伝えるべきポイント）を事前に埋め込めるため、情報の抜け、漏れや記載ミスを防ぎ、メールの品質を向上させられます。テンプレートの内容や差し込み項目に修正が発生しても、データの更新は修正直後から有効です。

Salesforce「メールテンプレート」の種類

Salesforceのメールテンプレート、それぞれの形式についてより詳細な仕様を説明するとともに、適しているメール内容を具体的に紹介します。

テキスト

テキスト形式のメールテンプレートは、複雑な設定の必要もなく、手軽に使いはじめられます。そもそもテキスト形式は、HTML形式と異なり、文字コードに基づいて各種文字が表示されます。そのため、文字を太字に装飾したり画像を差し込んだりすることはできません。

テキスト形式メールの用途としては、シンプルな文章だけで内容が伝わる通知メールや確認メールなどが適しています。

HTML （Classic レターヘッドを使用する）

Classic レターヘッドを使用したHTML形式では、メールのヘッダー部分を装飾できます。企業のメルマガ配信画面などによくある企業ロゴも、このテンプレートを使って差し込みできます。また、メール本文もHTML形式のため、テキスト形式とは異なり本文に画像を挿入したり、文字を装飾したりできます。

Classic レターヘッドではあらかじめHTMLコードが用意されているため、視覚的な訴求力のあるメールを容易に作成できます。最近はパソコンではなくスマートフォンでメールを閲覧する人が増えています。Salesforceにはレスポンシブデザイン対応のレイアウトも用意されているため、それらを選択すればノーコードでメールを作成できます。そのため、コーディングの専門知識がなくても、誰でも容易に見栄えのよいHTMLメールを作成できるのがメリットです。

カスタムHTML （Classic レターヘッドを使用しない）

カスタムHTML形式は、前述のClassic レターヘッドを使用しないため、さらに自由度の高いメールを作成できます。テキストや画像だけにとどまらず、あらゆる要素でHTMLとCSSを自在に組みあわせた開発が可能です。

しかし、自力でテンプレートを作成する場合は注意が必要です。セールスフォース社はこの方法でテンプレート作成することを推奨しておらず、元から提供されている差し込み項目以外の部分については、何か問題が発生してもサポートの対象になりません。そのため、Classic レターヘッドを使用せずにテンプレートを用意する場合は、万が一トラブルがあっても解決できるほどのWeb開発スキルを持ちあわせた担当者が必要です。

Visualforce

Visualforceは、セールスフォース社が提供している独自の開発フレームワークです。メールテンプレートの作成に限らず、Salesforceプラットフォーム上で動作するさまざまなアプリケーションや機能のカスタマイズにも使用できます。テンプレート作成時にはVisualforceタグと呼ばれるマークアップ言語を使用して定義づけするため、開発コストがかかる分、紹介している方法の中で一番自由度の高いカスタマイズができるため、さまざまな用途のメールテンプレートを作成できます。

Visualforceのメール形式も最終的にはHTML形式に変換されますが、Salesforceの開発言語Apexでメールを作成することも可能です。

Salesforceでは、テキストベースとHTMLベースのテンプレートが用意されており、より高度なカスタマイズも可能です。テンプレートを活用することで、より訴求力の高いメール配信が可能になるだけでなく、生産性向上や業務の効率化にも寄与します。

まとめ
Salesforceはカスタマイズ性の高いシステムで、メールテンプレートもシンプルなテキスト形式のものからHTMLやVisualforceタグを駆使して設定する高度なものまでさまざまです。ニーズに適したテンプレートの作成方法は、どのような用途のメールを送りたいのか、文字やデザイン面の装飾をどのくらい入れたいかによっても変わります。

もし自社だけでのリードの状態にあわせたメールリストやテンプレートの作成が困難な場合は、Salesforceの運用に特化しているセラクCCCへご相談ください。セラクCCCはSalesforce定着・活用支援トップクラスの公式コンサルティングパートナーとして、全国400社（2023年5月時点）を超える実績と300名（2023年5月時点）を超える専門コンサルタントが在籍しており、内製化支援をはじめ複合的なクラウド活用のご提案が可能です。Salesforceの定着・活用支援や運用支援、トレーニングサービス、常駐・リモート支援など、さまざまな課題に対応できるサポート体制があります。Salesforceでのお困りごとがありましたら、当社カスタマーサクセスチームの無料相談から、ぜひお問い合わせください。