Salesforceでメールを送信する4つの方法とよくある課題を解説

はじめに
セラクCCCのSalesforce推進部のNです。Salesforceには、蓄積した顧客情報を用いて営業活動をするためのメールサービスが搭載されています。メールの送信方法は4種類ありますが、営業の手法や方針によってどの送信方法が最適なのかが異なります。

本記事でそれぞれの方法について概要やメリット、デメリットなどを解説します。

Salesforceのメールサービスとは

Salesforceは顧客ごとの商談やリード、契約情報、営業実績などのさまざまな情報を一元管理できるCRMツールですが、それらのデータが入った営業メールを送付する際、メールサービスが利用できます。これを活用すると、顧客管理や営業活動の記録にとどまらず、メールの送付情報もシステム内で取りまとめられるため、Salesforce担当者の作業負担を大幅に減らせます。

送付手段としてはGmailもしくはOffice365アカウントを紐づける方法の他、Salesforceや企業のサーバを使用して送る方法もあり、自社の環境にあわせて選択できます。

Salesforceのメール設定

Salesforceのメールサービスを利用したい場合、まずは「メール to Salesforce」の設定を有効にする必要があります。メール to Salesforceはメールの送付時に特別なシステム用のアドレスをBCCに追加することで、メールのやりとりを顧客との活動記録として蓄積できます。

ただし、外部のメーラーを使用せずにSalesforce上でメールの送受信を行う場合は、あらかじめメールサーバをたてる必要があります。

メール to Salesforceで連携させるデータは取引先の担当者や商談、リードなど既存の項目から自由に選択可能で、紐づけ先が不明の場合は、自動的に システム上の[私の未解決の項目] へ振り分けられます。

このように未解決のToDoとしてリスト化されるため、業務担当者が気づかずに放置してしまうミスもありません。

Salesforceのメール配信でよくある課題

Salesforceを利用しながらのメール配信では、送付数や送付方法の選択によって運用上の課題が発生する場合もあります。たとえば、Salesforceの基本的な機能では、1日に送付できるメールが5,000件までと決められています。

また、Salesforce上から一括送信できる数も200件までです。何十万件も配信する必要がある場合、メール配信に時間がかかってしまい、担当者の工数を圧迫することが考えられます。

他にも、よくある課題としてMAツールを導入したもののメール配信以外の機能を活用できておらず、費用対効果が悪くなる、Salesforceとの互換性がないツールからメールを送信するために業務が煩雑になるなどが挙げられます。

課題がある場合は一度自社の状況を洗い出し、ニーズに沿ったメールの配信方法を実践してみるといいでしょう。

Salesforceの4つのメール配信方法

Salesforceで作成したメールを配信したい場合、いくつかの送信方法があります。

それぞれについて以下のような特徴があるため、配信内容や条件、件数などを考慮し、自社の状況にぴったりの方法を探してみてください。

• ・Salesforceの標準機能で無料、配信件数の制限あり
• ・有料の配信アプリケーション、配信件数の制限なし
• ・Salesforceと連携できる自動化ツール、価格や件数制限は製品による
• ・有料の外部メール配信ツール、配信件数の制限なし

1. Salesforceの標準機能（リストメール）を利用する

配信方法のひとつ目に挙げるリストメールは、Salesforceにデフォルトで備わっている機能です。1日や一度に送信できる件数に制限があるため、それらの枠に収まっていて手軽にメール配信したいというニーズに合っています。料金と利用制限は以下の通りです。

料金：無料
利用制限：1日5,000通、一度に200通まで /送付できるオブジェクトの制限あり

リストメールのメリット
リストメールのメリットは、以下の3点が挙げられます。

• ・無料で利用できる
• ・文面内に宛先の氏名や企業名などを差し込める
• ・条件を絞って配信できる

リストメールはSalesforceに元々備わっている機能で、デフォルトのサービス内容に含まれているため追加料金が発生しません。

また、差し込み項目を用いることで、宛先や本文の情報にデータベースで蓄積している顧客情報の自動差し込みや、条件を絞った配信なども可能です。

リストメールのデメリット
反対に、リストメールを使用するデメリットとしては主に次の3点が挙げられます。

• ・1日あたり最大5,000通までしか配信できない
• ・配信できるオブジェクトは、リード、取引先責任者、個人取引先の3種類
• ・エラーではじかれた場合、それらを一覧リストで確認できない

Salesforceからのメール配信には、1日あたり5,000通までという制限があります。また、一度に送付できる数も200通までと決まっているため、必要数が5,000通より少ない場合でも、配信に時間がかかることが考えられます。

さらに、リストメールではリード、取引先責任者、個人取引先にしか送信できず、送信エラーになっても一覧で確認できません。

リストメールの使い方
以下の手順でリストメールからの配信ができます。すべての操作をSalesforce上で完結できるため、送信設定も簡単です。

• 1．メールの送付先リストを作成する
• 2．メールを作成、もしくは事前に作成したメールテンプレートを選択する
• 3．送信ボタンを押してすぐに送付するか、送信スケジュールを設定して任意の日時に自動的に送付する

2. AppExchangeアプリを利用する

AppExchangeとは、Salesforce専用のアプリケーションストアです。

AppExchangeアプリをインストールすると、手軽にSalesforceの機能を拡張できます。有名なものとしては、Autobahn for AppExchangeが挙げられます。

Autobahn for AppExchangeはSalesforce専用のメール送信アプリで、リストメールのデメリットであった1日5,000通以上のメール配信が可能です。

価格と利用制限は以下の通りです。

価格：有料
利用制限：配信件数制限なし / 送付できるオブジェクトの制限なし

Autobahn for App Exchangeのメリット
Autobahn for AppExchangeのメリットとしては、主に以下が挙げられます。

• ・配信件数の制限がない
• ・送付可能なオブジェクトの制限がない
• ・送信エラーとなったメールを一覧で確認できる

リストメールでデメリットだった部分がすべて解消されており、より多くのメール送信ニーズにマッチしています。

Autobahn for App Exchangeのデメリット
反対に、Autobahn for AppExchangeのデメリットとしては以下が挙げられます。

• ・利用料金がかかる
• ・機能が多いので、難易度の高い複雑なシナリオ設定を行うには専門知識が必要

Autobahn for AppExchangeの使い方
Autobahn for AppExchangeを使用してメール配信するためには、以下の手順が必要です。

• 1．AppExchangeからアプリをインストールする
• 2．Salesforceの機能を拡張する
• 3．リストメールと同様に、Salesforceの画面上から配信する

3. Salesforceと連携可能なMAツールを利用する

2つ目の配信手段として、MAツール（マーケティングオートメーションツール）を使用する方法もあります。

MAツールを使用すると、単なるメール配信だけではなく、より高度なWebマーケティング活動を実現するための計測と分析が可能です。分析結果に基づいて複雑なシナリオを作成し、時期を分けてメール配信を行えます。料金と利用制限は以下の通りです。

価格：利用するMAによって異なる
利用制限：利用するMAによって異なる

MAツールのメリット
MAツールのメリットとしては、主に以下が挙げられます。

• 顧客の反応集計やスコアリングに対応している
• 本格的なマーケティングを実施できる

MAツールの場合は前述のシステムやアプリとは異なり、マーケティングの充実に主体をおいています。

たとえば、送付したメールの開封率の測定や、クリックされた回数を計測により、効果測定や次の施策の検討材料にすることが可能です。

MAツールのデメリット
MAツールのデメリットとしては、主に以下が挙げられます。

• ・メール配信のみのアプリと比較すると料金が高いことが多い
• ・多機能であるため、メール配信のみに利用する場合は費用対効果が悪い

MAツールは上手に活用できれば本格的なマーケティング活動を行えますが、せっかく導入しても限られた機能の利用のみでは、かけたコストに見合いません。

多機能な分、料金もメール配信アプリよりは高額になる場合が多いため、導入検討時は、計画的な利用が望まれます。

Salesforceのメール配信で使えるMAツール
Salesforceとの互換性が高いMAツールとしては、Marketing Cloud Account Engagement（旧名称：Pardot）やMarketing Cloudなどが挙げられます。

どちらもさまざまな観点の分析から新規顧客獲得を目指すツールで、商談に至るまでのプロセスの分析や、日々のマーケティング活動を可視化し、詳細なレポートとして出力できます。

4. 外部のメール配信サービスを利用する

最後のメール配信手段は、外部メール配信サービスの利用です。必ずしもSalesforceとの連携ができるわけではありませんが、メール配信サービス自体はさまざまな製品がリリースされています。料金や利用制限は以下の通りです。

料金：有料
利用制限：配信件数制限なし / 送付できるオブジェクトの制限なし

外部メール配信サービスのメリット
外部のメール配信サービスを利用する場合のメリットとしては、主に以下が挙げられます。

• ・料金が安く、コストを抑えられる
• ・設定や操作が簡単で使いやすい

外部メール配信サービスのデメリット
反対に、デメリットとしては以下が挙げられます。

• Salesforceとデータ連携していない場合は、データのインポート・エクスポート作業を行う必要がある
• データ分析をしたい場合はSalesforceとメール配信システムを併用する必要がある
• 部門ごとに違うツールを使うことで、情報の分断が起きる恐れがある

少し手間がかかりますが、費用を抑えながらSalesforceとメール配信を併用したい場合は、この方法も適しています。

Salesforceのメール配信で使える外部メール配信サービス
Salesforceと機能連携できるメール配信サービスとしては、Autobahn for AppExchangeやSynergy!Lead、MailChimpなどが挙げられます。

Autobahn for AppexchangeとSynergy!Leadは、Salesforceの拡張アプリです。どちらもSalesforceにインストールするだけですぐに使用できます。Synergy!Leadは顧客の属性や行動履歴に基づいたセグメント配信機能のみならず、URLクリックの測定だけでなく、クリック後の閲覧行動まで追跡できます。

このようにさまざまなマーケティングにも対応しながら、MAツールよりはシンプルで料金もかからない面がメリットです。

MailChimpは独立したシステムです。100種類以上ものテンプレートが用意されているので、コンテンツの特徴にあわせて多様なHTMLメールを作成できます。

メール配信機能だけを使いたい場合は無料で運用できます。

Salesforceのメール配信方法を選ぶポイント

ここまで4種類のメール配信方法を紹介しましたが、どの方法を選ぶかの判断に重要なことは、目的とその達成のために必要な機能、かけられるコストを検討し、最も条件に合うものを選択することです。

たとえば、機能面であればMAツールはメール配信システムの枠を超えて、高度なマーケティング活動を実現できます。反対にリストメールはメールだけのシンプルな機能ですが、拡張アプリを導入すれば両者の間をとった機能が手に入ります。

コスト面も、機能がシンプルなものほど安価な製品が多く、中には無料で利用できるものもあります。

＜メール配信方法の比較＞

Salesforceでメールを配信する際は、誰に向けて何のために、どのようなメールを送りたいのか、配信後の反応や開封率など、マーケティングにも応用したいのかなどを検討し、最適な配信方法の判断が重要です。

まとめ
Salesforce上の情報を活用したメール配信を行う際には、メールの配信のみ行いたいのか、マーケティング活動にも活かせるメール配信を行いたいかなど、目的の違いによって選択するメール配信方法が異なります。メール配信の目的をあらためて検討・確認し、最もニーズに合致した選択を行う必要があります。リードの状態にあわせたメールリストやテンプレートを作成するのが困難な場合は経験豊富なプロに支援してもらうことをオススメします。

セラクCCCはSalesforce定着・活用支援トップクラスの公式コンサルティングパートナーとして、全国400社（2024年6月時点）を超える実績と300名（2024年6月時点）を超える専門コンサルタントが在籍しており、内製化支援をはじめ複合的なクラウド活用のご提案が可能です。Salesforceの定着・活用支援や運用支援、トレーニングサービス、常駐・リモート支援など、さまざまな課題に対応できるサポート体制があります。Salesforceでのお困りごとがありましたら、当社カスタマーサクセスチームの無料相談から、ぜひお問い合わせください。また、こちらのセラクCCCのサービス資料も参照ください。