Salesforce Anywhere（Quip）の便利テンプレート紹介 3 社内コンテンツ/管理業務マニュアル 編

はじめに

コラボレーションツールSalesforce Anywhere（Quip）では、業務のシーンに合わせて、様々なテンプレートを作成できます。テンプレートを使用することで、統一された文書の作成ができ、文書の構成を考える時間を削減できます。また、Salesforceとのデータ連携や、参加メンバー全員による同時編集機能などにより、従来よりも高機能なビジネス文書をスピーディかつ効率的に作成することができます。この記事では、Salesforce Anywhere（Quip）のテンプレートの中で、社内コンテンツ管理テンプレート、業務マニュアルテンプレートについてわかりやすくご紹介します。

セラクCCCのカスタマーサクセス部門がおすすめするテンプレート

Salesforce Anywhere（Quip）におけるテンプレートとは、「Salesforce Anywhere（Quip）で統一した文書を作成するために、基にする文書」のことです。テンプレートを用意しておくことで時間の短縮、入力すべき内容のを統一できます。更にSalesforce Anywhere（Quip）では、作成した文書をSalesforceに埋め込む際に、テンプレートにあらかじめ連携させておくことで、ボタン一つでSalesforce上に必要なデータを反映した文書をが簡単に作成できます。
Salesforce Anywhere（Quip）の便利テンプレート紹介 3 社内コンテンツ管理/業務マニュアル編となる今回では、社内での業務に活用できる下記以下2種類のテンプレートについてご紹介します。

• ・社内コンテンツ管理テンプレート
• ・業務マニュアルテンプレート

これらをセラクCCCのカスタマーサクセス部門がおすすめする理由と、誰がどのように使うことを目的にしているか、実際の画像を用いて解説していきます。

Salesforce Anywhere（Quip）は、Salesforceを導入する際、Quipもセットで提案され購入したことに気づかないお客様も多くいらっしゃいます。Salesforce Anywhere（Quip）が使えるのに気付いていない、活用できていないケースも多々あるため、ご自身が使われている環境に不明点があれば、セラクCCCへお問い合わせください。

(1)社内コンテンツ管理テンプレート

社内コンテンツ管理テンプレートは、お客様向けコンテンツを一括管理しておくことができるテンプレートです。企業情報や営業活動資料など、改変が加わりやすい資料をこのテンプレートに集約しておくことができます。セラクCCCがおすすめするポイントは、次の３点です。

• ・お客様向けコンテンツについて最新版を管理できる
• ・情報の属人化が防げる
• ・営業活動／マーケティング活動がスピーディに実施できる

誰が使う？

社内コンテンツ管理テンプレートは、主に営業担当やマーケティング担当が使用します。お客様の問い合わせに対して個々に対応するフローを採用している会社に特におすすめです。

使用目的は？

お客様向けコンテンツ（Excel、PDFなどのデータ、DL用リンク、動画リンク、メールテンプレート集など）を集約しておき、お客様へのスピーディな案内に活用できます。顧客からの一次受けの対応に使用すると大変便利です。

テンプレートの使い方は？

営業活動・マーケティング活動で使用するコンテンツのリンクを文書上に集約して、リンク集を作成します。また、会社で管理する最新版のコンテンツを一括管理することで、素早く情報を検索できます。

具体的にどんなことができる？

社内コンテンツ管理テンプレートで便利な使い方を具体的に解説していきます。

• 1、アンカーリンクの活用
• 2、ユーザとのコミュニケーションも文書内で完結
• 3、スプレッドシート機能で情報をまとめる

1、アンカーリンクの活用
コンテンツへのリンクを文書の先頭に集めておくことで、コンテンツへのアクセスを効率的に行えるようになり、文書のどこに何があるのか分かりやすくなります。

2、ユーザとのコミュニケーションも文書内で完結
コンテンツに関してちょっとした作業依頼をしたい時、ある時はメール、またある時はメッセージアプリ…とその時々で違うツールを使用してしまい、情報が分散してしまうことがあります。そのような煩わしさを防ぐため、このテンプレートでは文書内でコミュニケーションを完結させることができる機能を2つご紹介します。

・スプレッドシート
誰に、いつ、何を依頼したのかをこのシートで一括管理することができます。

・コメント
前述のスプレッドシートのセルにコメントをすることで、この文書内でコミュニケーションを完結させることができます。

3、スプレッドシートで情報をまとめる
前の項でご紹介したように、Salesforce Anywhere（Quip）ではスプレッドシートを利用して、情報を見やすく一元管理でき、常に最新の状態をメンバー全員に共有できます。

(2)業務マニュアルテンプレート

業務マニュアルテンプレートは、業務マニュアルを作成するためのテンプレートです。Salesforce Anywhere（Quip）の共有機能を活用して全社員に対して簡単に共有することができるほか、古いバージョンが残らないため、個人個人が違うバージョンを持ってしまうことによって手順を間違えてしまうなどのトラブルを防ぐことができます。また、このテンプレートは動画などのマルチメディアに対応しているので、視覚的にも分かりやすいマニュアルを作成することができます。
セラクCCCがおすすめするポイントは、次の３点です。

• ・文書共有するだけでマニュアルを共有できる
• ・更新があった場合はコメント機能で発信可能
• ・画像や動画付きで手順説明

誰が使う？

全社員が対象となります。特に、入社や異動が頻繁に発生して、マニュアル共有の機会が多い会社で活躍が期待できます。

使用目的は？

作業手順や業務に必要なファイルを共有するために使用します。

テンプレートの使い方は？

動画、画像を使用して作業手順を共有する社内向け業務マニュアルを簡単に作成できます。

具体的にどんなことができる？

業務マニュアルテンプレートの便利な使い方を具体的に解説していきます。

• 1、動画の埋め込み
• 2、更新があった場合はコメント機能で発信可能
• 3、画像や動画付きで手順説明

1、動画の埋め込み
動画を埋め込むことができます。実際の動作を見せることで視覚的により分かりやすいマニュアルを制作できます。

2、アンカーリンクの利用
このテンプレートでもアンカーリンクを使用できます。目次として使用することで手順を分かりやすく説明しています。

3、コメントで更新をお知らせ
各セクションにコメントを入力することができ、告知したい内容を簡単に残しておくことができます。

文書の編集履歴は右のサイドバーでも確認することができます。

4、テキストと画像で手順説明
文書内に画像を配置することで、視覚的に分かりやすいマニュアルを作成できます。

5、ファイルの共有
文書内でファイルを共有することができます。

まとめ

社内コンテンツ管理テンプレート・業務マニュアルテンプレートは、どちらも業務の効率アップに有効な代表的テンプレートです。今までメールのやりとりや会議で行っていた作業を文書の共有という一つの作業で完結することができます。社内向けポータルサイトとして活用されるケースもあります。セラクCCCでは、お客様の業務に合わせたテンプレートをご用意し、即日使えるように、Salesforce Anywhere（Quip）の導入、活用支援を行っています。Salesforce認定カスタマーサクセスパートナーであるセラクCCCの経験豊富なコンサルタントにお任せください。
これまでの数多くの実績から導き出したノウハウを活用し、お客様のSalesforce Anywhere（Quip）導入をバックアップさせていただき、導入後も継続的にサポートいたします。