3ヵ月で内製化を実現。Pardot×デジタルマーケティング活用支援。 配信コンテンツも10倍に！

Salesforce/Pardotを導入した後の漠然とした課題

私たちは、受験生への情報発信のチャンネルを増やすため、2019年の夏にSalesforce/Pardotを導入してメールマガジンの配信をはじめました。当時は、受験シーズンまであまり時間がなかったため、配信開始スケジュールを優先し、リストメール配信機能に絞って導入することになりました。

その結果、メールマガジンの配信自体はできるようになったのですが、配信コンテンツのバリエーションが少なく、イベント告知中心の単調な配信になってしまいがちでした。そこで、次年度はSalesforceやPardotを活用し「より効率的に、より効果的な情報発信ができるのではないか」と方法を模索していましたが、具体的にどうすればいいのか分からず、悩んでいました。

決め手は、短期間で自走するための「丁寧な伴走型コンサルティング」

そんな時、本学を支援していただいていたセラクさんよりSalesforceやPardotの活用支援のご提案をいただきました。

入試広報は、活発に情報発信をする時期が決まっています。また、5キャンパス10学部を設置している本学では、私たち入試室だけでなく、他のキャンパスと協力して入試広報活動を行わなければなりません。そのため、都度ベンダーに要望を依頼し、コミュニケーションコストや時間的コストを費やすよりも、短期間で自走できるようになることが私たちの目標でした。
相談時から入試広報の本格化まであまり時間が無かったため、「実際に内製化するところまで私たちが習熟できるのか」という不安がありました。
しかし、契約前から小まめに打ち合わせを行い、セラクさんから具体的なご支援内容について様々なご提案をいただいたことで、プロジェクトの開始前に、内製化までのプロセスをイメージすることができ、不安を解消することができました。

セラクさんは、私たちが明確化できていなかった目標や課題の設定からヒアリングを行ってくださいました。その結果、Pardotについては、「Salesforce/Pardotの機能をより活用し、メールマガジンの配信業務を効率化する」という目標を設定しました。配信内容を見直し、適切なタイミングで、適切なターゲットに、適切な情報を伝えることでナーチャリングし、志願者の増加と入学後のミスマッチの減少を目指しました。
また、Salesforceについては機能の把握が不十分な上、Pardotとの連携ができていなかったため、基本的な使い方を学び、「Salesforceを活用することで接触者情報を管理・可視化する」という目標を設定しました。
事前に丁寧なヒアリングをしていただき、支援内容や費用面について細かくすり合わせを行っていただいたことが、セラクさんにお願いする決め手となりました。

技術面だけでなく、マーケティングも合わせた支援が嬉しい

セラクさんの支援を受けたことで3つの成果が得られました。

■1つ目の成果は、データ管理の一元化と可視化です。
以前は接触者の情報を複数のソフトウェアで分けて管理し、必要な時に結合・分析していましたが、Salesforceに集約し可視化できるようになりました。また、気になる数値をSalesforceのダッシュボードに設定していただいたことで、適宜データをチェックできるようになりました。他にも、レポート作成等の頻繁に行う作業についてトレーニングを行っていただいたことで、自分たちで運用できるようになりました。
自走を目指していた私たちにとって、今後の施策を検討するための指標を常に確認できるようになったことは大きな成果でした。

■2つ目の成果は、メール配信業務の効率化です。
配信設定などの繰り返し行う作業を自動化することで、負担が軽減されました。また、入試に関わるステイクホルダー（受験生、高校1，2年生、保護者、高校教員等）に対し、適切な時期に、適切な人に対して、適切な情報を届けることを実現しました。
結果として、メールテンプレートの作成や接触者情報の分析といった他の業務に時間を割くことができました。

■3つ目の成果は、配信メール内容の見直しです。
セラクさんに、マーケティングの観点から、受験生に向けたメールマガジンの内容に関するご提案をいただき、配信内容を充実させることができました。実施しているカリキュラムや卒業生のインタビューといった、既に存在しているコンテンツを活用し、本学の魅力を伝えるためのメールテンプレートを10倍に増やすことができました。私たちとは異なる角度の視点で、受験生に届けるコンテンツの提案をいただけたのはありがたかったです。

また、一緒に配信内容を検討した経験を活かし、新規のメールテンプレートを学内で制作するなど、コンテンツの考案から配信の設定まで、内製化を進めることができています。課題への取り組み方や考え方も合わせてアドバイスいただき、現在では知識も増えた事で今まで思い浮かばなかった実現目標ややるべき事が明確化しました。

「どう使いたいか？」に合わせた提案をしてくれるプロの協力が大事

私たちが、Salesforce/Pardotを導入した際、メールマガジンの配信開始スケジュールを優先したこともあり、Salesforceの機能を十分に活用できていませんでした。しかし、2021年にセラクさんの活用支援を受け、目的に合致した使い方ができるようになったと感じています。
Salesforce/Pardotには様々な機能があるため、「何をできるようにしたいか」や、「どのように使用したいか」といった目標やイメージをあらかじめ明確に決めておくことや、プロに協力いただき、目的に合わせた使い方ができるよう具体的な提案をいただくことが、活用を進めるために欠かせないと思いました。

今回の活用支援で得たノウハウはまだ一部の学部の入試広報でしか実践できていないため、今後は他の学部に対しても活用を拡大したいと考えています。引き続きご協力よろしくお願いします。

■どんな企業にセラクのSalesforce/Pardot定着・活用支援を紹介したいですか？
私たち同様、Salesforce/Pardot導入時より知識のある専門スタッフがいない企業さんや、なんとなくこうしたい、あの数字が見たいという理想はあるものの、どのようにしたら良いかわからないという方に紹介したいです。気軽に相談ができ、スピーディーに対応いただけたことが、今回の伴走支援でとてもありがたかった点です。